Introdução
A adoção de um Sistema Eletrônico de Gerência de Documentos (GED) fornece uma série de benefícios para os usuários e produtividade para a empresas modernas, que podem criar, visualizar, controlar, distribuir, armazenar e descartar os conteúdos produzidos com rastreabilidade, controle, integridade, disponibilidade e níveis customizados de confidencialidade. Sem falar nos processos que ainda utilizam documentos impressos e assinaturas físicas.
A ferramenta de GED, aliada a criação de uma Política de processos sem papel, minora uma série de perdas de documentos corporativos que por não serem criados ou geridos por um sistema, acabam se perdendo nas estações dos usuários ao longo dos ciclos de gestão, além de estarem indisponíveis para quem precisa do acesso. Estão em em consonância com Politica de Responsabilidade Ambiental de várias corporações, na medida que objetiva tornar eletrônica a criação, tráfego, assinatura, arquivamento e descarte dos documentos corporativos, diminuindo a necessidade da impressão e diminuição de custos.
Outro desafio consiste das normas e legislações vigentes no Brasil, que priorizam o uso de Software Livre de padrões abertos, a exemplo do Marco Civil da Internet1. O Software e Conteúdos livres constituem diretrizes de governo eletrônico, o que gerou a criação do CISL – Comitê de Implementação de Software Livre do Governo Federal, e constam da e-ping e na Instrução Normativa Nº 4 da SLTI/MPOG.
As ferramentas de GED são espécie da categoria ECM – Enterprise Content Management, mas possuem requisitos e premissas mais específicos. Os documentos devem por princípio ser nato-digitais, ou seja: terem sua gênese dentro do sistema, o enquadramento em taxonomias e tipologia, assinatura digital com valor jurídico e retenções cumpridas dentro dos Acordos de Níveis de Serviço ou Normas aplicáveis.
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