Justificativa
As empresas normalmente possuem diversas ferramentas de repositórios de arquivos ou diversos processos onde a impressão e arquivamento de papéis ainda são necessários, mas nada substitui os benefícios trazidos por uma ferramenta de GED. Dentre as soluções existentes no mercado, através da analise comparativa de popularidade entre as 10 melhores ferramentas de mercado de acordo com entidades avaliadoras[1], o Alfresco se mostra a mais popular de acordo com a ferramenta Google Trends (BI do Google), que consiste em software livre (LGPL) de gerenciamento de documentos de nível empresarial, compatível com os sistemas operacionais Linux e Windows.
Desenvolvido em Java e Postgresql, o Alfresco possui nativamente um repositório de conteúdos, interface de administração e customização de paginas, sistemas de workflow, integração com serviços de diretório etc. sem prejuízo das funcionalidades adicionais que devem ser desenvolvidas para atender os requisitos da administração pública.
Para que haja alinhamento à normatização nacional de arquivamento de documentos digitais (E-Arq), recomendações ISO, bem como para a garantia dos aspectos de segurança, notadamente níveis de integridade, autenticidade e não repúdio com valor jurídico, necessário o desenvolvimento de uma solução de assinatura com certificado digital (token), com requisitos bem específicos, a exemplo do formato de armazenamento da chancela e carimbo de tempo.
Contemplamos também a visualização e edição online de documentos da suíte LibreOffice, formado recomentado pelo e-Ping e pela ABNT; criação de modelos / formulários em formato e saída livres, de acordo com o cenário normativo brasileiro; formato final de armazenamento em PDF-a em consonância com o e-Arq e normas ISO do tema; OCR para a indexação de documentos legado em papel digitalizados; workflow de documentos.
A criação, visualização e edição online de documentos pelo LibreOffice consiste numa integração sem precedentes no software livre e deve propiciar significativo ganho de produtividade na manipulação de artefatos.
Para o governo, segundo a Lei do Marco Civil: Art. 19. Constituem diretrizes para a atuação da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios no desenvolvimento da Internet no Brasil: (…) IV – adoção preferencial de tecnologias, padrões e formatos abertos e livres; (Negrito nosso).
[1] Site 1: http://document-management-software-review.toptenreviews.com/; site 2: http://document-management.findthebest.com/saved_compare/Top-10-Document-Management-Systems
.png){kind=small}
