Principais Funcionalidades
1. Integração com o LDAP
A integração com o sistema de diretórios corporativo não é apenas importante para a garantia de autenticidade dos usuários, mas facilita o gerenciamento das permissões dos usuários de acordo com sua lotação e classificação dos documentos que deve ter acesso.
2. Integração com o LibreOffice
O LibreOffice consiste na suíte de escritório livre mais popular do Brasil e que produz documentos em formatos livres com níveis de qualidade empresarial.
O Alfresco permite não apenas a visualização dos documentos do LibreOffice online, mas sua edição direta a partir da estação de trabalho do usuário. Desta maneira, é possível criar documentos modelos, inclusive com formulários, facilitando sobremaneira a criação de artefatos e inserção de dados pelo usuários.
Figura: criação de documentos em formato livre a partir de modelos.
No mesmo sentido, a solução permite a visualização e edição online dos documentos:
Figura: visualização e edição online de Documentos do LibreOffice
Por fim, a integração com o LibreOffice fornece mais uma possibilidade de assinatura dos documentos utilizando certificados digitais, inclusive por múltiplos usuários:
Figura: assinatura digital de documentos do LibreOffice
3. RecordManager
O módulo RecordManager, desenvolvido pela própria comunidade do Alfresco, permite e customização de metadados de tipos de documentos armazenados, em nível de usuário Administrador da aplicação, permitindo o armazenamento de documentos que tenham campos de controle como requisito para o uso. Esta funcionalidade permite que o Alfresco seja um verdeiro framework de aplicações de GED:
4. Workflow
Workflows básicos são uma funcionalidade amigável do Alfresco, mas necessário entender suas possibilidades e limitações para o bom uso. Fluxos de trabalho básicos seguem uma lógica de diretórios com um “passo para frente / passo para trás”, na implementação de processos. Quando um conteúdo e colocado em um diretório uma regra determina se o “passo” será para frente, para trás, ou ambos (cópia) do documento. Essas etapas estão integradas às ações do Alfresco como a de configurar uma propriedade para o documento ou movê-lo para o próximo diretório. Os usuários podem clicar no passo apropriado para aquele conteúdo, utilizando regras para as pastas.
Por exemplo: suponha que Joana Ltda. tem um processo simples de envio-revisão-aprovação de documentos. Uma maneira de implementar isso seria ter um diretório denominado Rascunho, outro denominado: Revisão, e outro: Aprovado. Cada um com regras que implementam o workflow:
a) A regra para a pasta Rascunho teria seria a Submissão (ou não), que moveria o documento para a pasta Revisão e mandaria um email para o grupo aprovador.
b) No diretório Revisão haveria um passo denominado Aprovar ou Rejeitar, que mandaria o documento para o diretório Aprovado, ou encaminharia o documento novamente para Rascunho, respectivamente.
Dica: o fluxo de aprovação pode ser renomeado para atender a qualquer escolha boleana de ações. Ex: submeter para revisão ou não.
5. Módulo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
O módulo de OCR permite que documentos digitalizados na forma de imagens tenham palavras reconhecidas pelo Alfresco e, desta maneira, possam ser pesquisadas por consultas em texto. Mostra-se muito útil para o tratamento de legados, ou seja: documentos que foram impressos, escaneados e armazenados em sistemas anteriores.
6. Tesauro (LibreOffice)
O Tesauro permite a criação de um dicionário de sinônimos customizável exclusivo para sua instituição. Além dos sinônimos em português é possível definir termos específicos de seu negócio, facilitando a redação e adequação de documentos durante a edição.
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